Travailler à son compte en informatique

Durant une année complète, j’ai travaillé à mon compte pour des petits projets de développement en informatique. J’ai appris beaucoup de choses durant ce temps et je crois que c’est très pertinent pour ceux qui voudraient commencer. Je dois préciser que je ne suis pas juriste, alors peut-être que mon contrat devrait être plus détaillé puisqu’il ne couvrirait pas toutes les possibilités, mais je l’ai somme toute beaucoup ajusté avec le temps selon les mauvaises expériences et je l’utilise encore dans mes temps libres avec quelques bons clients. De plus, c’est vraiment pour des petits projets qui se font seul. Si vous voulez des exemples de contrats, vous pouvez aller sur le site de l’AQIII.

Charger à forfait ou à l’heure?

Ce point est le plus grand dilemme. Il dépend en grande partie de votre manière de travailler et aussi de la manière de votre client de travailler. Le problème ici est de savoir d’avance comment le client fonctionne.

Au début, je faisais à forfait. C’est un mode très bien quand nous ne sommes pas trop sûrs de notre vitesse d’exécution et que nous ne désirons pas avoir de stress à toujours calculer le temps qui passe. Par contre, le travail à effectuer doit être dès le départ très bien défini et dès que le client veut ajouter ou modifier de quoi, il faut faire une demande de changement, réévaluer le tout et ajuster le contrat. Cela demande beaucoup de temps d’administration et de négociation, car si un point est mal défini, pour nous c’est peut-être évident que c’est une demande de changement, alors que le client ne sera pas du même avis.

Par la suite, je suis passé au mode à l’heure puisque j’ai appris à bien évaluer mon temps et je trouvais plus vendeur de donner à mes clients un estimé avec des balises minimales et maximales de temps selon les modifications qu’ils pourraient me demander. Ainsi, les clients peuvent décider eux-mêmes les fonctionnalités qu’ils sont prêts à moins polir et lesquelles ils veulent au quart de tour. En plus, ajouter ou modifier de quoi ne demande pas trop d’efforts puisque nous n’avons qu’à donner une nouvelle estimation à faire approuver et nous changeons de cap. Bien entendu, c’est uniquement si vous n’avez pas tout défini aussi précisément dans le contrat que si c’était à forfait.

Dans mes nombreuses expériences, je dois dire qu’il y a toujours des changements et des améliorations à faire en cours de route. C’est pourquoi je trouve que de l’heure c’est beaucoup plus agile comme démarche et vous allez voir dans les points suivant les autres raisons pour lesquelles je préfère être payé de l’heure.

Les estimations

C’est le point le plus important en mode à l’heure puisque vous ne pouvez pas le dépasser. En mode forfait, c’est sûr que vous avez besoin de bien calculer votre temps pour ne pas faire de bénévolat, mais pour être payés à l’heure ils doivent être parfaits. Par contre, avec la quantité d’améliorations et de changements qui vont inévitablement se produire, quelques trucs suivront pour alléger la paperasse et le va-et-vient. Le processus global est le suivant: le client demande une fonctionnalité, nous retournons une estimation et le client accepte ou refuse. C’est important qu’il accepte de façon très explicite et notez dans quel courriel (date et heure), il l’a fait pour le retracer en cas de litige.

Un petit truc pour les durées, mettre le temps minimal et maximal. Le minimum est celui que ça prend pour tout faire si tout va bien, qu’il n’y a aucun bogue et que le client ne précise rien à ajouter. Le maximum, c’est en prenant en compte les embûches possibles, les bogues qui peuvent survenir et les petites améliorations que le client pourrait demander en lien avec cette fonctionnalité. Pourquoi ajouter du temps pour les modifications? Parce que sinon il faudra s’amuser à refaire la démarche de concevoir un autre estimé et le faire approuver. Quand nous travaillons, c’est souvent sur plusieurs tâches à la fois et le client peut envoyer plusieurs courriels différents pour des parties différentes, alors ajouter des confirmations dans le tout, c’est un plan pour s’y perdre et encore perdre beaucoup de temps en administration.

Une autre situation qui se produit souvent en fin de projet, c’est que le client désire plusieurs améliorations, mais il n’a pas une liste tout d’un coup. En gros, il envoie un courriel par-ci par-là avec des idées qu’il a eues. Beaucoup d’entre elles peuvent ne prendre que 10 minutes à exécuter, mais gaspiller bien du temps d’administration pour l’estimation et la confirmation. C’est pourquoi j’ajoute maintenant une close qui dit que si une tâche demandée dans une communication ne dépasse pas 30 minutes, je n’ai pas besoin de donner d’estimer puisqu’elle est automatiquement estimée et acceptée comme étant de maximum 30 minutes. Bien sûr, il faut aussi définir ce qu’est une communication et qu’il est possible pour le client de demander une estimation dans cette même communication s’il désire absolument savoir d’avance le temps. Juste cette close m’a sauvée énormément d’heures d’administration.

Le salaire

Le point le plus chaud: combien charger. C’est toujours tentant de mettre le salaire le plus bas pour avoir des contrats facilement, mais mon expérience et celui d’autres personnes que je connais qui sont dans d’autres domaines montrent qu’il ne faut pas toujours miser sur le plus bas.

Le client qui ne veut pas payer cher est souvent (pas toujours) un client qui va nous en demander toujours plus pour moins. Par exemple, ma cliente la plus exigeante me posait environ 3-5 questions par jour sur son système (que je ne connaissais pas puisqu’il était déjà existant et que je venais tout juste de signer le contrat avec elle) et ses questions prenaient au moins 15 minutes à fouiller partout. Elle m’a fait une crise quand je l’ai chargée pour ce temps alors que n’importe quel professionnel comme un avocat va charger même pour un appel téléphonique de 5 minutes. Elle m’avait d’ailleurs répondu lorsque je lui ai dit que c’était normal que je devais fouiller puisque je ne connaissais pas son système que je devais l’apprendre moi-même en entier sans rien lui charger. Je dois préciser que ça n’a pas duré un mois puisque nous nous tapions mutuellement sur les nerfs. Pourtant, tout avait commencé du bon pied. C’était ma cliente que je chargeais le moins cher et je n’ai plus jamais fait cela par la suite. Un autre exemple dans le domaine de l’hôtellerie d’une connaissance, les clients qui négociaient les prix étaient ceux qui salissaient le plus et même qui fumaient alors que c’était interdit, indisposant les autres chambreurs par la même occasion.

Acompte et dépôt

Malgré tout le bon vouloir des gens, ils ont beau être gentils et très agréable à travailler avec, cela ne veut pas dire qu’ils sont rapides à payer. Ce n’est pas toujours par mauvaise volonté, mais juste parce que ce n’est pas une priorité dans le moment présent. Une bonne façon de savoir d’avance si le client paye à temps, c’est de lui demander un acompte avant de débuter. Cela montre son sérieux, son acceptation du contrat et qu’il a de quoi payer. Si le montant que vous demandez n’est que de 50$ et qu’il se fait réticent ou qu’il se fait attendre, c’est un excellent indicateur du futur.

Dans le domaine de la location de logement, un oncle m’a déjà dit qu’il a toujours demandé que le premier loyer soit payé à la signature du bail et qu’au début il était compréhensif quand une personne voulait un délai pour le payer. Il s’est vite rendu compte que le délai était trop souvent demandé même durant la location par ces mêmes personnes, alors maintenant il refuse systématiquement tous ceux qui ne peuvent pas se permettre de payer le premier mois d’avance. Il n’a plus que de bons payeurs maintenant.

Le paiement

Hé oui, encore de l’argent. Veut veut pas, le client désire un logiciel et nous, nous désirons une rémunération. La question du « quand » semble simple, mais elle ne l’est pas tant que ça. Au départ, j’avais plusieurs clients en mode forfait qui étaient pressés d’avoir leur site web. Selon mes estimés, je pouvais le livrer en 3 semaines, alors je marquais que le paiement était à faire lors de la livraison. Ouch ! Plus jamais ! Le logiciel était urgent lors de la signature du contrat et à la livraison il l’était certainement encore, mais cela ne veut pas dire que le client va avoir le temps de rapidement le vérifier et l’approuver. De plus, après quelques semaines d’attente, il va peut-être avoir des commentaires sur de légères améliorations, car la solution n’est jamais exactement comme il le voit. Ainsi, des projets de 3 semaines se sont souvent concrétisés en 6-8 semaines. Le surplus de temps n’était pas du temps de travail supplémentaire, mais seulement de l’attente de mon côté. Il faut donc convenir d’autres choix de dates.

Pour ce qui est d’être payé de l’heure, cela règle aisément ce problème. Aux deux semaines (ou tout autre intervalle qui convient à moi et mon client), je fournis une feuille de temps/facture qui est payable dans les deux semaines suivantes. Ainsi, peu importe l’avancement des travaux et l’approbation ou non du client, ce dernier est heureux de payer puisque cela ne signifie pas une acceptation du produit final.

Défaut de paiement

Là encore, il ne faut pas diaboliser le client, mais il est très possible qu’il soit à court de liquidité pendant un certain moment. Une bonne façon d’enlever le stresse et d’empêcher le harcèlement envers un client qui a une mauvaise passe c’est d’avoir une bonne politique lors de défaut de paiement. Quelques points à préciser dans le contrat : le délai pour payer une facture avant qu’elle soit considérée comme un défaut, les intérêts, la capitalisation des intérêts et une mention que nous nous réservons la possibilité d’arrêter les travaux en cours s’il y a défaut de paiement.

Pour le premier point du délai, deux semaines sont somme toute raisonnables surtout si le client envoie un chèque par la poste. Il faut aussi écrire que les intérêts démarrent sans préavis pour s’enlever un peu de tâche administrative avec des rappels par courriel qui peuvent irriter le client en lui ajoutant de la pression.

Pour les intérêts, il ne faut pas être timide et il ne faut pas abuser non plus. Au Québec, s’il n’y a pas d’intérêts de précisés, ce sera le taux légal de 5 % annuel applicable non pas au moment du défaut, mais à partir de la réception de la mise en demeure. C’est pourquoi il est bien de discuter des intérêts et du moment à partir duquel ils sont applicables pour ne pas avoir à envoyer une mise en demeure trop rapidement pour avoir droit aux intérêts. À l’autre bout du spectre, il est illégal de charger plus de 60 % d’intérêts annuellement (5 % mensuellement). Pour choisir un bon taux d’intérêt, vous pouvez prendre exemple sur les grosses entreprises. Par exemple quand j’avais vérifié, Bell était à 3 % mensuel (36 % annuel). Je trouve que c’est un bon montant puisqu’il est aussi plus haut que les 20 % annuels des cartes de crédit. Ce point est important surtout si vous permettez de payer par carte de crédit puisque cela va motiver le client à utiliser sa carte plutôt que votre entreprise comme source de crédit. Dernier détail, précisez toujours les taux mensuel et annuel, ainsi, il n’est pas possible pour le client d’essayer de se défiler en arguant qu’il croyait que le 3% était annuel et non mensuel. Malgré la précision, étant donné que tous les taux bancaires (investissement, crédit, hypothèque…) sont annuels, une lecture rapide de sa part pourrait l’induire en erreur.

Ensuite, la capitalisation des intérêts, c’est simplement de prendre les intérêts et de les ajouter au montant dû à un certain intervalle. Par exemple, une capitalisation à la fin de chaque mois veut dire que des intérêts seront appliqués sur les intérêts après chaque mois. C’est ce que font les cartes de crédit et aussi les investissements quand ils permettent de réinvestir les gains. Puisque nous faisons des intérêts sur les intérêts, le taux à mentionner reste le même, mais en vrai, par année, nous avons un léger surplus.

Pour terminer, la précision que nous nous réservons la possibilité d’arrêter les travaux en cours permet de nous prémunir qu’un client se fâche parce que nous ne lui faisons plus confiance. Aussi puisque ce n’est pas une obligation, si nous savons que le client va nous payer, nous n’avons pas besoin de l’appliquer. L’important ici c’est que les risques de mésententes peuvent être plus hauts lors de ces moments chauds si le client n’avait pas pris conscience des problèmes qui découleraient d’un mauvais paiement. Puisqu’il a signé le contrat, il va être moins tenté de vouloir négocier.

L’expiration et la résiliation du contrat

Comme je l’ai dit ci-haut, ce n’est pas parce que nous pouvons tout exécuter en quelques mois que tout sera livré et accepté en quelques mois. De plus, si nous sommes payés à l’heure, cela permet de continuer le contrat plus loin que le projet de base en l’étendant à une maintenance à perpétuité. Par contre, il peut être bon de se donner une porte de sortie puisque nous pourrions dans le futur avoir une situation différente et aussi pour permettre une renégociation du contrat pour ajuster des points moins clairs et indexer le taux horaire. L’expiration après un maximum d’un an donne beaucoup de flexibilité. Attention par contre à ne pas continuer à travailler sans avoir signé un nouveau contrat, car cela pourrait être perçu comme une acceptation de continuer avec les mêmes conditions et ce sera plus dur de renégocier par la suite.

Conclusion

Bien entendu, il y a d’autres points à regarder comme la propriété intellectuelle, mais ça, c’est très standard. Je désirais surtout parler des points qui peuvent sembler anodins comme penser que se faire payer à la livraison est chose simple.

Voici un exemple de mon contrat que j’ai créé. Je tiens à préciser que je ne suis pas juriste, alors prenez-le si vous vous sentez à l’aise avec. Je tiens quand même à préciser que ma méthode d’acceptation par courriel est valide en cour puisque j’ai eu à l’utiliser aux petites créances au Québec et que c’était considéré valide comme acceptation des conditions du contrat.

Une réflexion sur « Travailler à son compte en informatique »

  1. Je sais que ce message date de 2012, et que je viens tout juste de découvrir ton blog, mais je voudrais te signaler une petite erreur :

    « prenez-le si vous vous sentez à lèse avec. »

    à lèse —> à l’aise 😉

    En passant, j’aime bien tes petites vidéos que je viens tout juste de découvrir. Bonne continuation !!!

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